Et si nous décryptions Qualiopi ensemble ?
7 critères, 32 indicateurs dans sa version intégrale … La première étape pour un organisme de formation est donc de vérifier à quels indicateurs il doit répondre. La seconde phase est de faire le lien entre les attendus et les procédures déjà existantes. Souvent, les OF se rendent compte que, sans le savoir, ils remplissent beaucoup d’indicateurs. Ce qu’il est important de faire est donc de lister vos process, votre organisation de travail et d’utiliser un tableau de bord vous permettant de faire le point sur votre activité et les obligations.
Ce qu’il est ensuite primordial de faire est de vérifier si vous avez des preuves existantes. Avoir des modèles, c’est bien mais Qualiopi n’est pas un listing de documents, il s’agit de vérifier que vous avez une régularité de procédures, que tous vos apprenants et clients bénéficient du même niveau de qualité et d’exigences. C’est alors que rentre en compte votre organisation informatique. Et si vous nommiez vos documents pour les retrouver plus facilement ? Et si au lieu de les mettre à 25 endroits pour être sur(e) de les trouver, vous faisiez plutôt des raccourcis vers un doc source ?
Comme vous le voyez, Qualiopi, ce n’est pas une liste à cocher mais bien une organisation de travail et une démarche qualité à adopter au quotidien, une rigueur professionnelle utile car en cas de contrôle, le fait de maitriser votre organisation, votre rangement, votre administratif peut vous aider fortement.
Une fois votre tableau de bord réalisé, il s’agit pour vous de lister les points manquants, les « non-conformités » … pas de documents, pas de preuve, pas de conformité. C’est là maintenant que commence votre travail en tant que référent. Accompagner votre équipe à changer ses habitudes, créer des procédures, des documents, évaluer les procédures qui ne répondent pas aux besoins etc ….
C’est pour cela qu’il peut être bien de prendre du recul et de se faire accompagner … Quand on a la tête d’une entreprise et qu’on la connait par coeur, cette étape peut être compliquée. On est biaisé par le fait de « savoir », de « connaitre ». Un audit blanc ou un accompagnement sur un laps de temps peut être une véritable plus value ou un véritable atout pour être conforme aux exigences Qualiopi.
